как грамотно написать служебную записку образец

Описание страницы: служебная записка: правила составления и наглядный пример от профессионалов для людей.

Служебная записка, являясь одной из основных форм официального общения и связи, играет важную роль в работе любой организации. Необходимо разобраться подробнее в вопросах, что представляет собой этот документ, как должен выглядеть образец служебной записки, как правильно писать ее (на конкретном примере).

Для каких целей необходим документ этого типа

Служебная записка представляет собой разновидность докладной. Это документ информационно-справочного типа, необходимый для информационного обмена и взаимодействия внутри организации между отделами, структурными подразделениями одного управленческого уровня (на горизонтальном уровне). То есть, если обратиться к руководителю или специалисту другого отдела, то составляется именно служебная записка, а если обращение происходит к начальнику вышестоящего уровня, то будет использоваться уже докладная. Разница между ними только в этом.

Документ составляется в письменной или электронной форме в том случае, если для решения какого-либо вопроса или проблемы недостаточно устного заявления, когда обращение нужно задокументировать.
Для специалистов и персонала вовремя составленные письменные служебные записки могут принести пользу в том смысле, что они будут доказывать усилия конкретного специалиста в разрешении той или иной проблемы.

Служебная записка используется сугубо для коммуникации внутри деловой организации и необходима в том случае, если решение конкретного вопроса зависит от сотрудника (начальника) другого отдела.

Например, составляются такие документы для:

  • извещения или объявления какой-либо новости;
  • в качестве сопроводительной записки для основного сообщения;
  • запроса информации;
  • выдачи инструкций различного типа, и другое.
Читайте так же:  места установки бункеров для сбора крупногабаритного мусора

В тексте в достаточной лаконичной и понятной форме излагается различная информация, просьбы, заявки, предложения.

Традиционно документы составляются в письменной форме на бумажном листе А4, однако с развитием электронного документооборота в компаниях все чаще служебные записки заполняются в электронной форме на компьютере. Это имеет свои достоинства, например, возможность рассмотреть тот или иной вопрос оперативно и без задержек.

Внимание! Документ может быть написан в произвольной форме, поскольку законы России не предусматривают никаких обязательных требований к его составлению или оформлению.

Определенная специфика может быть закреплена в правилах делопроизводства конкретной организации, но в любом случае такие бумаги составляются примерно по одному типажу.

Правила написания служебной записки

«Неписаные» правила составления документа этого типа рекомендуют придерживаться следующего плана.

  1. Наверху листа, в «шапке» документа необходимо указать в дательном падеже адресат, кому направлена записка: должность; название организации; ФИО.
  2. Ниже, посередине пишется название «Служебная записка», с указанием ее номера и даты составления.
  3. Далее прописывается непосредственно текст, информационное обращение. Текст может начинаться также с заголовка о предмете записки. Составитель достаточно лаконично описывает ситуацию, в конце приводит просьбу, действия, которые необходимо выполнить.
  4. Ниже прописывается должность составителя, ФИО, подпись с расшифровкой.

На документе ставит подпись сотрудник, его составивший; если же на записке должен расписаться начальник отдела, то подпись сотрудника будет находиться в левом нижнем углу (в месте для исполнителя).

В некоторых ситуациях, при участии заинтересованных лиц, в записке проставляются их визы: фамилия, инициалы имени и отчества, дату и подпись с расшифровкой.

Если говорить о служебной записке в электронном виде, то она составляется практически также. Единственное отличие — в электронных документах нет необходимости заполнения «шапки», то есть указания адресата. При электронном документообороте вся организация оказывается соединена в одну сеть, и просто достаточно в строке «Тема» выбрать нужное лицо. Также и подпись: ее ставить не нужно, потому что в системе документооборота подпись изначально назначена за конкретным лицом.

Читайте так же:  дебет и кредит простыми словами

Для электронных документов полезно создать определенную папку на жестком диске, в которую под своими порядковыми номерами будут помещаться все записки.

Пример составления документа

Чтобы показать в наглядной форме, как нужно правильно писать служебные записки, приведем следующий пример.

Директору ОАО «Древо»
Филипповой И.Г.
начальника отдела по производству
плодоовощной продукции
Третьякова С.Б.

Служебная записка
22.07.2016 №33

Работники Жолин С.Л. и Которский Е. Р. в течение 2-х (двух) месяцев добросовестно выполняют свои должностные обязанности и перевыполняют рабочую норму. На этом основании прошу Вас премировать работников Жолина С.Л. и Которского Е. Р. денежной премией. Прилагаю подробную информацию о выполненном этими сотрудниками объеме работы.

Начальник отдела по производству
плодоовощной продукции
Третьяков С.Б.

Нет видео.
Видео (кликните для воспроизведения).

В завершение следует сказать о том, что документы данного типа являются отличным способом официальной коммуникации, извещения своих коллег внутри организации. Каждому работнику нужно помнить о том, что вовремя составленная и задокументированная записка способна не только повысить эффективность работы и хорошо зарекомендовать вас в глазах начальства, но и упредить возможные сложности, разрешить какие-либо проблемы и недопонимания.

Как написать служебную записку

Служебная записка ― это инструмент деловой переписки между сотрудниками одной организации.

Она пишется по разному поводу: о ненадлежащем выполнении служебных обязанности кем-то из работников, о необходимости премирования отличившегося сотрудника, об увеличении заработной платы, о направлении работника в командировку, о необходимости предоставления различных материалов и техники для работы и т.д.

Как правильно написать служебную записку

Какого-либо официального бланка не существует, однако есть общие требования к содержанию документа. К таковым относятся:

  1. Обязательное указание адресата служебной записки. В правом верхнем углу нужно написать фамилию, имя и отчество, а также должность лица, которому направляется обращение.
  2. Ниже указывается наименование документа и его номер.
  3. Далее следует изложить суть проблемы, с которой столкнулся составитель документа, или ситуацию, с которой необходимо разобраться.
  4. Ниже указываются предложения по решению вопроса, либо указание на действия, которые автор служебной записки ждет от ее адресата.
  5. В конце документа указываются фамилия и инициалы лица, направившего обращение, а также его должность.
Читайте так же:  можно ли отозвать отказ от наследства

Образцы служебных записок по различным поводам вы можете найти в “КонсультантПлюс”. Если у вас еще нет доступа к системе, получите его на 2 дня бесплатно. Или закажите актуальный прайс-лист, чтобы приобрести постоянный доступ.

Образец служебной записки

У нас вы можете скачать готовый образец служебной записки о ненадлежащем выполнении сотрудником служебных обязанностей:

Или воспользуйтесь примером служебной записки:

Директору ООО «Гвоздика»

Слободину Владимиру Александровичу

Г. Хабаровск 20 марта 2021 года

В кондитерском цехе с 02 марта 2021 года сломан конвейер. Для его ремонта необходимо приобретение деталей согласно прилагаемому списку. Общая стоимость ремонтных работ с учетом приобретения деталей составляет 12 500 (двенадцать тысяч пятьсот рублей 00 копеек). В связи с тем, что лимит фонда по ремонту и обслуживанию оборудования исчерпан, а в наличии необходимых деталей нет, во избежание простоя цеха

  1. Выделить необходимую денежную сумму согласно прилагаемому списку.
  2. Предоставить ремонтную бригаду для проведения работ.

С уважением, начальник кондитерского цеха, Дмитриенко Денис Сергеевич.

Поводов для служебных записок может быть множество. КонсультантПлюс предлагает воспользоваться формами служебной записки о работе в выходной день и служебной записки о командировании сотрудника. Если вы еще не подписаны на систему КонсультантПлюс, получите доступ к ней бесплатно.

Как написать служебную записку в электронном виде

Если в организации допускается обмен данными при помощи средств электронной связи, в том числе электронной почты, то отправка служебной записки упрощается. К плюсам такого оборота документов внутри предприятия относится также оперативность рассмотрения обращений.

Как писать служебную записку в электронном виде? Точно так же, как в классическом варианте на бумажном носителе. Существенных различий в документах нет. Образец в таком формате практически ничем не отличается от приведенного ранее примера.

Читайте так же:  брачный контракт для ипотеки

Основная часть вашей служебной записки (то есть непосредственно описание ситуации и вносимые на рассмотрение предложения) остается точно такой же, как и в нашем примере.

Единственным исключением является то, что у вас отпадает необходимость указывать в служебной записке адресата. Имя пользователя, которому отправляется обращение, будет внесено в строку «Адрес». Если говорить об обмене документами через общий ресурс (например, один адрес электронной почты на отдел), в строке «Тема» нужно указать, кому адресовано послание.

Помимо этого, при использовании электронной почты (индивидуального почтового ящика) в большинстве случаев уже имеется подпись, которая вставляется в текст письма автоматически. Это позволяет значительно сэкономить время, в том числе и на написание служебной записки. Если ваша почта не позволяет идентифицировать отправителя (например, при использовании общего почтового ящика), в конце письма обязательно укажите свое имя и должность.

Важно: при отправке информации по электронной почте не забывайте запрашивать уведомление о прочтении отправленного сообщения (для этого нужно проставить галочку в соответствующем окне). Данное уведомление является доказательством того, что вы действительно отправили служебную записку определенному адресату в определенное время.

как грамотно написать служебную записку образец
Оцените статью
Изображение - как грамотно написать служебную записку образец serjkamysh
Автор статьи: Сергей Камышов

Позвольте представиться. Меня зовут Сергей и я уже более 7 лет оказываю юридические услуги. Считая себя профессионалом, хочу научить всех посетителей сайта решать сложные задачи. Все материалы для сайта собраны и тщательно переработаны для того чтобы донести как можно доступнее всю требуемую информацию. Однако чтобы применить все, описанное на сайте всегда необходима ОБЯЗАТЕЛЬНАЯ консультация со специалистами.

Обо мнеОбратная связь
Оцените статью:
Нет видео.
Видео (кликните для воспроизведения).

ОСТАВЬТЕ ОТВЕТ

Please enter your comment!
Please enter your name here