как оформлять вкладыш в трудовую книжку образец

Описание страницы: как правильно оформить вкладыш в трудовую книжку от профессионалов для людей.

Трудовая книжка – основной документ, отражающий места и периоды занятости человека. Однако бывает такое, что для новой информации о деятельности трудящегося нет места. В такой ситуации заводится вкладыш в трудовую книжку.

Когда требуется вкладыш

Если гражданин часто меняет места работы, и не остается свободных полей для отметок в трудовой книжке, работодателем оформляется типовое приложение. Правила его заполнения и оформления регламентированы для исполнения кадровыми органами предприятий.

ВАЖНО! Запрещается изготавливать формуляр самостоятельно. Такое действие нарушает приказ Минфина России от 22.12.2003 №117Н. Производство форм для записи стажа и вложений для них находится в компетенции государственного учреждения «Гознак».

Правила оформления вкладыша в трудовую книжку

Утверждающим документом для формы вложения является Постановление Правительства РФ от 16.04.2003 №225 «О трудовых книжках».

Правила оформления документа изложены в Постановлении Минтруда РФ от 10.10.2003 №69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек».

Приложение приобретается и оформляется руководством, но его стоимость по предварительному уведомлению работника вычитывается из его заработной платы.

ВАЖНО! Сотруднику должны оформить формуляр в той организации, где закончились свободные строки в основной форме. На новой работе при отсутствии места для отметок о трудоустройстве сотрудника отправят на прежнее место работы для устранения проблемы.

Вложение по аналогии с основной документацией о трудовой деятельности включает в себя два раздела:

  1. Сведения о стаже (отведено 9 листов).
  2. Наградная информация (занимает 8 разворотов).
Читайте так же:  договор временного пользования

Перед тем как приступить к внесению данных во вложение сотрудник кадровой службы ставит штамп о выдаче вкладыша. В случае отсутствия специальной печати в организации можно написать эту фразу от руки. Место нанесения информации не регламентируется, поэтому пометка с серией и номером располагается в любом удобном месте.

ВНИМАНИЕ! Вклады является дополнением и без трудовой книжки не является действительным.

Образец заполнения

При заполнении вкладыша необходимо внести следующую информацию:

  • Ф. И. О. работника в отдельных строках;
  • дата заведения формуляра;
  • запись об образовании и специализации работника;
  • личная подпись сотрудника;
  • подпись и печать кадровика.

ВНИМАНИЕ! Если при внесении персональных данных в формуляр, кадровиком допущена ошибка или исправление, бланк нужно утилизировать и выдать сотруднику новый. О факте уничтожения нужно сделать пометку в соответствующем журнале.

Правила заполнения разделов идентичны тем, которыми кадровые службы пользуются для заполнения трудовой книжки. Строки заполняются синей или черной шариковой ручкой. Заверяется запись печатью и подписью начальника.

Нумерация отметок в приложении начинается не с «1». Если номер последней записи в основных сведениях о стаже «52», первой строке вкладыша присваивается номер «53». Одинаковый номер в конце одного и начале другого документа можно проставлять в том случае, если отметка не вместилась полностью. Например, наименование организации в одной строке, а занимаемая должность – в другой.

Как правильно вшить вкладыш

Указаний нет, каким образом вшить приложение к основному документу о трудовой деятельности. Можно вшивать формуляр в середину или начало. Но правильнее присоединить приложение к задней обложке.

Для этого необходимо расположить приложение в развернутом виде между обложкой и последним листом документа, проделать отверстия насквозь со стороны обложки и прошить книжку плотной нитью. Закреплять нить следует с внутренней стороны. Место соединения не нужно дополнительно опечатывать.

Читайте так же:  какие выплаты положены беременным неработающим женщинам

Если вкладыш не один, следует пришивать их последовательно друг за другом.

Как правильно оформить вкладыш в трудовую книжку?

Активный карьерный рост, частые поощрения, смена сферы профессиональной деятельности приводят к тому, что в трудовую книжку вносится много записей. Когда страницы заканчиваются, новый документ заводить не нужно. В уже имеющийся вставляют дополнительные листы. У неопытного кадрового сотрудника возникает проблема с оформлением вкладыша в трудовую книжку. Необходимо сделать это в соответствии с установленной процедурой. Если будут допущены ошибки, документ посчитают испорченным. Поэтому стоит ознакомиться с правилами заполнения вкладышей.

Что представляет собой вкладыш?

Форма вкладыша утверждена Правительством РФ в постановлении от 16.04.2003 года № 225. Образец бланка содержится в Приказе Минфина РФ от 22.12.2003 года № 117н. Он состоит из 19 разворотов, включающих:

  • обложку с названием,
  • страницу со сведениями о сотруднике,
  • раздел о работе,
  • раздел о награждениях.

Бланк изготавливается объединением «ГОСЗНАК» по единому образцу. Наниматели приобретают их у изготовителя или распространителей на основании договора.

Важно! Документ относят к строгой форме отчетности, на нем есть информация о серии и номере. Без трудовой книжки бланк недействителен.

Как заполнить вкладыш в трудовую книжку: пошаговая инструкция

Оформление вкладыша в трудовую книжку является обязанностью работодателя. На практике локальным актом назначают ответственного кадрового сотрудника, который занимается внесением сведений о профессиональной деятельности. Рассмотрим пошаговую процедуру заполнения документации.

Внесение сведений о сотруднике (шаг 1)

На первую страницу бланка вносят актуальную информацию о сотруднике.

Нет видео.
Видео (кликните для воспроизведения).

Работник отдела кадров вписывает:

  • полные ФИО гражданина в соответствии с паспортом,
  • дата рождения,
  • образование в соответствии с дипломом,
  • наименование профессии,
  • дату заполнения бланка.
Читайте так же:  прорвало трубу куда звонить

Далее работнику предлагают поставить свою подпись. В завершение кадровый сотрудник заверяет документ своей подписью и ставит печать нанимателя.

Следует знать! С 2016 года хозяйственные общества не обязаны иметь печать, если это прямо не предусмотрено законом. Эти сведения отражаются в уставе компании. Минтруда России разъясняет (приказ от 31.10.2016 года № 589н), что в такой ситуации печать ставится на первой странице при ее наличии. Если она отсутствует, достаточно подписи ответственного работника.

Внесение данных о профессиональной деятельности (шаг 2)

Вкладыш признается продолжением трудовой книжки, в связи с этим заполняется по тем же правилам. Инструкция введена в действие Правительством РФ в постановлении от 10.10.2003 года № 69. Нумерацию страниц и записей также продолжают с учетом информации на последней странице основного документа.

В отделе кадров в раздел о работе заносят обязательные данные:

  • порядковый номер записи,
  • дату внесения информации,
  • о приеме к нанимателю, переводе на другое место, увольнении из компании со ссылкой на статью ТК РФ,
  • реквизиты приказа.

При заполнении документа не допускаются сокращения слов. Информация о награждениях вписывается аналогичным образом.

Образец оформления вкладыша в трудовую книжку

Вшивание бланка (шаг 3)

После внесения информации документацию следует вшить в трудовую книжку. Для этого потребуется взять шило, иголку, ножницы, нитки. Основной документ открывают на последней странице, бланк – посередине. Делают несколько проколов, прошивают и завязывают нити на несколько узлов (см. как вшить вкладышь в трудовую книжку).

Регистрация вкладыша в учетном журнале (шаг 4)

В завершение в документе проставляют отметку «Выдан вкладыш», записывают серию и номер бланка. Обычно ее вносят на первом листе с внутренней стороны.

Образец записи: «Выдан вкладыш»

Читайте так же:  ипотека на часть квартиры

Поступление и расход бланков отражают в приходно-расходной книге, журнале учета движения трудовых книжек. Первый журнал ведет бухгалтерия, второй – кадровое подразделение нанимателя.

Ошибки, допускаемые при оформлении вкладыша

Поскольку вкладыш – бумага строгой отчетности, нельзя делать помарки и ошибки на титульном листе. В такой ситуации документ утилизируют. На внутренних страницах поправки делаются по правилам, применяемым к трудовым книжкам.

Бывает, что кадровые сотрудники ведут записи о профессиональной деятельности в разделе «Сведения о награждениях», чтобы не вшивать вкладыш. Такие действия правилами запрещены. Если награждений не было, соответствующий раздел должен оставаться незаполненным. Записи о профессиональной деятельности должны быть продолжены во вкладыше.

Нельзя начинать нумерацию в бланке заново. Она должна продолжать уже начатую в основном документе.

Не допускается заводить вкладыш вместо трудовой книжки, если отсутствуют чистые бланки основного документа. Вкладыш без него признается недействительным.

Обратите внимание! Разрешено делать перенос записи, если она начата в основном документе и полностью не вместилась на последнюю страницу. Во вкладыше ее продолжают с того места, на котором она оборвалась.

Что будет, если не оформить вкладыш?

Наниматель несет ответственность за ведение документации. За нарушение установленных правил на него может быть наложено наказание, предусмотренное статьями 5.27, 13.20 КоАП РФ.

В случае проступка штрафы следующие:

предприниматель – от 1 000 до 5 000 руб.,

фирма – от 30 000 до 50 000 руб.

Кроме того, в соответствии со статьей 237 ТК РФ сотрудник вправе потребовать от работодателя возмещения морального вреда за неправомерные действия или бездействия, связанные с ведение документации. Такие споры рассматриваются в суде.

Таким образом, наниматель обязан оформить вкладыш, если трудовая книжка закончилась. Ведется бланк по тем же правилам, что и основной документ. Если допущены ошибки, которые нельзя исправить, вкладыш необходимо утилизировать. За неисполнение требований закона, предъявляемым к заполнению документации, наниматель привлекается к ответственности.

Читайте так же:  вызов гибдд на место дтп телефон москва
как оформлять вкладыш в трудовую книжку образец
Оцените статью
Изображение - как оформлять вкладыш в трудовую книжку образец serjkamysh
Автор статьи: Сергей Камышов

Позвольте представиться. Меня зовут Сергей и я уже более 7 лет оказываю юридические услуги. Считая себя профессионалом, хочу научить всех посетителей сайта решать сложные задачи. Все материалы для сайта собраны и тщательно переработаны для того чтобы донести как можно доступнее всю требуемую информацию. Однако чтобы применить все, описанное на сайте всегда необходима ОБЯЗАТЕЛЬНАЯ консультация со специалистами.

Обо мнеОбратная связь
Оцените статью:
Нет видео.
Видео (кликните для воспроизведения).

ОСТАВЬТЕ ОТВЕТ

Please enter your comment!
Please enter your name here