срок хранения штатного расписания

Описание страницы: храним документы с учетом новых сроков от профессионалов для людей.

С 18 февраля 2020 года изменились сроки жизни большинства типовых документов компании. Часть изменений продляет срок хранения налоговых, кадровых и иных документов компании, часть их сокращает. Новые сроки обязаны соблюдать все компании независимо от организационно-правовой формы или формы собственности. За нарушения срока хранения документов компании грозят серьезные штрафы, а также доначисление налогов.

Приказом Росархива РФ от 20.12.2019 г. № 236 «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения» утвержден новый перечень со сроками хранения документов (далее по тексту — Перечень).

В каком порядке применять новые сроки?

К документам, полученным либо составленным, начиная с 18 февраля 2020 г., применяются обновленные сроки хранения. Никаких переходных положений приказ Росархива РФ не содержит. Поэтому по «старым» документам действуют сроки хранения, установленные приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 г. № 558.

Документы бухгалтерского учета

Согласно ст.29 Федерального закона от 06.12.2011 г. № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее по тексту — Закон № 402-ФЗ) общий срок хранения документов составляет не менее 5 лет.

В Перечне отдельно (ч.4.1 Перечня) выделены сроки хранения для бухгалтерского учета и отчетности.

Систематизируем сроки хранения отдельных популярных видов бухгалтерских документов:

Важно!

Ранее документы о недостачах и хищениях компания должна была хранить не менее 5 лет (п.410 «старого» Перечня).

То есть существенных изменений в части обеспечения сохранности бухгалтерской отчетности в Перечне нет. Общий срок хранения документов бухгалтерского учета установлен 5 лет (ст.29 Закона № 402-ФЗ) при условии проведения ревизии по этим документам. Однако из этого правила есть исключения — саму годовую бухгалтерскую отчетность, аудиторские заключения по ней, полученные по годовой отчетности, хранятся постоянно.

Читайте так же:  дают ли права дальтоникам

В обновленном Перечне увеличились сроки хранения документов, касающиеся учета оплаты труда работников (ч.4.2 Перечня):

Важно!

Ранее документы о получении зарплаты и других выплат при наличии лицевых счетов должны были храниться не менее 5 лет (п.412 «старого» Перечня).

Важно!

Ранее декларации и расчеты авансовых платежей по страховым взносам на обязательное пенсионное страхование должны были храниться не менее 5 лет (п.395 «старого» Перечня).

Документы налогового учета

По общим правилам документы, необходимые для исчисления и уплаты налогов (сборов) должны храниться не менее четырех лет. Причем это касается также данных бухгалтерского учета и документов, подтверждающих уплату (удержание) налогов (пп.8 п.1 ст.23, пп.5 п.3 ст. 24 НК РФ).

Однако НК РФ установлены исключения из общего правила. Особые сроки хранения документов для подтверждения расходов, принимаемых в уменьшение налоговой базы по налогу на прибыль, предусмотрены гл. 25 НК РФ. Так, налогоплательщик обязан хранить первичные документы, которые подтверждают размер полученного убытка (в случае его переноса на будущие периоды), в течение всего срока переноса убытка (п.4 ст. 283 НК РФ, п.7 ст. 346.18 НК РФ).

Нет видео.
Видео (кликните для воспроизведения).

В обновленном Перечне изменились сроки хранения документов, касающихся налогового учета (ч.4.3 и ч.4.4 Перечня):

Важно!

Ранее реестры сведений о доходах физических лиц лет должны были храниться не менее 75 лет (п.397 «старого» Перечня).

Важно!

Ранее такие документы по реструктуризации компании должны были хранить не менее 5 лет (п.399 «старого» Перечня).

Важно!

Ранее счета-фактуры компании должны были хранить не менее 4 лет (п. 368"старого" Перечня). Теперь срок хранения счетов-фактур соответствует сроку хранения первичных документов учета.

Важно!

Ранее книгу учета доходов и расходов «упрощенцы» должны были хранить постоянно, не менее 10 лет (п.401 «старого» Перечня).

Важно!

Ранее документы по основным средствам и НМА компании должны были хранить постоянно, не менее 10 лет (п.429 «старого» Перечня).

Важно!

Ранее акты приема-передачи недвижимости компании должны были хранить постоянно, не менее 10 лет (п.432 «старого» Перечня).

Как мы видим, срок хранения налоговых деклараций остался прежним — 5 лет, но изменились сроки хранения некоторых налоговых документов.

Читайте так же:  еврейская иммиграция в германию

Росархив утвердил новые сроки хранения документов

С 18.02.2020 вступил в силу новый Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения (утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236). Он пришел на смену предыдущему перечню, утвержденному приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558. Текущий перечень короче предыдущего из-за перегруппировки некоторых документов (657 типовых управленческих документов против 1003).

Перечень включает виды документов, образующихся при документировании однотипных (общих для большинства организаций) управленческих функций, выполняемых организациями независимо от их организационно-правовых форм и форм собственности. Приказ меняет сроки хранения для многих бухгалтерских, налоговых, кадровых и прочих документов. К тому же появляются новые правила для отдельных видов документов (например, уведомлений, предупреждений и пр.).

Из документов, которые придется хранить дольше, можно выделить следующие группы:

1) 6 лет (вместо 5) придется хранить документы о получении зарплаты и других выплат (расчетные листы, платежные ведомости и пр.);

2) 5 лет – книги, журналы, карточки учета, базы данных лиц, подлежащих воинскому учету, отпусков (вместо 3 лет ранее);

3) 3 года – график отпусков (вместо года).

Сокращен срок хранения следующих документов:

  • документы о дисциплинарных взысканиях (3 года вместо 5);
  • документы о состоянии и мерах по улучшению условий и охраны труда (5 лет вместо постоянного срока хранения);
  • книги, журналы регистрации, базы данных несчастных случаев на производстве, учета аварий (45 лет вместо постоянного срока хранения).

В новом Перечне зафиксирована норма о хранении документов в зависимости от того, когда по ним закончено делопроизводство: если до 1 января 2003 года, то их нужно хранить 75 лет; если после – 50 лет. К ним относятся трудовые договоры, документы о приеме, переводе, увольнении, личные карточки работников, документы об оплате труда и исчислении трудового стажа работника, документы о расследовании и учете профзаболеваний, описи дел по личному составу, лицевые счета работников, договоры ГПХ и пр.

Кроме того, Росархив утвердил Инструкцию по применению Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения (приказ от 20.12.2019 № 237). Как и прежде снижение сроков, установленных Перечнем, запрещено, но компания может их продлить при проведении экспертизы ценности.

Читайте так же:  регистрация в ипотечной квартире
срок хранения штатного расписания
Оцените статью
Изображение - срок хранения штатного расписания serjkamysh
Автор статьи: Сергей Камышов

Позвольте представиться. Меня зовут Сергей и я уже более 7 лет оказываю юридические услуги. Считая себя профессионалом, хочу научить всех посетителей сайта решать сложные задачи. Все материалы для сайта собраны и тщательно переработаны для того чтобы донести как можно доступнее всю требуемую информацию. Однако чтобы применить все, описанное на сайте всегда необходима ОБЯЗАТЕЛЬНАЯ консультация со специалистами.

Обо мнеОбратная связь
Оцените статью:
Нет видео.
Видео (кликните для воспроизведения).

ОСТАВЬТЕ ОТВЕТ

Please enter your comment!
Please enter your name here