журнал исходящей корреспонденции образец

Описание страницы: журнал регистрации исходящих документов от профессионалов для людей.

Журнал регистрации исходящих документов, образец которого дан ниже, очень помогает при ведении документации в организации. В нем регистрируются исходящие письма, указания, пояснения и другие бумаги, которые организация официально посылает куда-либо. Крупные предприятия используют для этого электронные таблицы, специализированные программы. Но у малого бизнеса необходимость в них возникает нечасто.

К вашему вниманию! Этот документ можно скачать в КонсультантПлюс.

  • Бланк и образец
  • Бесплатная загрузка
  • Онлайн просмотр
  • Проверено экспертом

Значение

Фиксация факта отправки какой-либо бумаги не менее важна, чем фиксация факта его принятия. Таким образом, журнал регистрации исходящих документов имеет одинаковое значение с журналом регистрации входящих писем. От него будет зависеть степень порядка в отправляемой корреспонденции.

Также он необходим для сохранения целостности переписки по принципиально важным вопросам. С таким журналом ее можно будет легко оформить в единое дело, с номерами, датами и перечнем ответственных лиц.

Требования к заполнению

Журнал регистрации исходящих документов, как и все остальные журналы этого типа, имеет в своем составе две части: обложку и страницы. На обложке написаны: название, дата начала и окончания ведения (вторую удобно проставлять при завершении документа), наименование организации, другие основные реквизиты. Основная часть должна:

  • Быть представлена одинаковыми страницами (даны в прикрепленном бланке и образце журнала).
  • Прошиваться. Для удобства архивирования страницы прикалываются в двух-трех местах. Таким образом, когда журнал заканчивается, его удобно помещать в папки.
  • Также каждая из страниц журнала должна быть пронумерована.
  • Завершаться визой руководства. В конце количество страниц считается, сверяется. На самой последней странице документа – оборотной части обложки – проставляется количество страниц. Руководитель организации здесь же ставит свою подпись, печать.
Читайте так же:  судебный пристав исполнитель что делает

В делопроизводстве существует правило: не производить регистрацию неподписанного документа. Только после подписи лица, которое имеет на это право, документ приобретает юридическую силу и может быть занесен в реестры.

Хранится документ 3 года (если сотрудники организации не работают в неблагоприятных условиях труда), а затем специально созванная экспертно-проверочная комиссия проверяет ценность документа. Если он не представляет ценности для дальнейшего использования и не может являться доказательством при спорах, следственных и судебных разбирательствах, то его уничтожают. Естественно, заполняя при этом акт об уничтожении документов.

Какие данные указывать при заполнении

Журнал устроен достаточно просто: обложка плюс таблица. Последняя представлена графами, в которых должны быть указаны:

  • Дата документа. Исходящие письма принято располагать в хронологическом порядке. Это значительно упрощает поиск деловой переписки. Датой считается день подписания.
  • Регистрационный номер исходящей документации. Первый исходящий документ с начала журнала – 1, второй – 2 и т.д. Обычно документ ведется с начала календарного года, как и начинаются регистрационные номера.
  • Адресат.
  • Краткое содержание. Это может быть название и номер документа или просто вопрос, по которому ведется переписка. На практике часто выходит, что письма маленького объема (в несколько строк) могут вообще не иметь наименования. Тогда это графа остается пустой.
  • Кем подписана исходящая бумага.
  • Исполнитель.
  • Отметка о направлении копии исходящего письма в дело.
  • Сведения об отправке документа. Здесь записываются данные, которые не подпадают под категорию других граф, но необходимы для ориентировки в журнале.

Каждое исходящее деловое письмо должно быть описано в собственной строке. Если к заполняющему документ работнику поступает сразу несколько писем, то регистрировать их следует по убыванию значимости. Номер и дата каждой бумаги располагается в отдельной строке.

Читайте так же:  где можно ездить на питбайке

Заполнение журнала в электронном виде неприемлемо, так как в нем должен расписываться исполнитель, ставится отметка о прикреплении копии документа в дело и пр. Ошибки также нежелательны. Но если была указана неверная информация, то следует ее зачеркнуть одной чертой, а верную подписать рядом, с припиской «Исправленному верить» и подписью руководителя (либо другого ответственного за заполнение журнала лица).

Вариации

Иногда прибегают к оформлению совмещенного журнала входящей и исходящей документации. Это бывает удобно, если объем деловой переписки небольшой.

Стоит иметь в виду, что поиск и восстановление всего хода диалога, к примеру, с деловым партнером или клиентом, будет затруднен. Время на оформление увеличится. Но каждая организация вправе самостоятельно выбирать форму подачи такой информации.

Виды пересылаемых документов

Заноситься в журнал регистрации исходящих документов может множество разнообразных бумаг. Например:

  • справки;
  • акты;
  • запросы;
  • телеграммы;
  • переводы;
  • заявки и пр.

Хотя журнал регистрации исходящих документов и не относится к документам строгой отчетности, он бывает полезен в организациях, где ведется деловая переписка, требующая учета и контроля.

Сколько хранить

Время хранения журнала не должно быть меньше срока хранения тех документов, которые в нем зарегистрированы. Это правило действует даже в случае, если в нем отмечались приказы по основной деятельности или кадровые документы, имеющие постоянный срок хранения.

Правило: для того чтобы иметь право на уничтожение журнала регистрации исходящих документов, необходимо удостовериться в том, что сроки хранения всех отмеченных в нем бумаг истекли.

Нет видео.
Видео (кликните для воспроизведения).

Обычно срок не превышает 3-5 лет. Но бывают исключения из правил. По этой причине опытные кадровики, секретари, главы подразделений или другие сотрудники, на чью долю выпало ведение журнала, частенько прибегают к разделению журналов. В одном регистрируют документы с постоянным сроком хранения (также те, что хранятся 75 лет), а другой оставляют под «скоропортящиеся» документы, теряющие юридическую силу в течение 3-5 лет. На обложку журнала в этом случае наносят отметку. Главное – избежать путаницы.

Читайте так же:  платят ли многодетные семьи транспортный налог

Как оформить журнал регистрации исходящих документов — образец для скачивания

Каждый исходящий документ, создающийся на предприятии, должен проходить регистрацию в журнале для упрощения делопроизводства.

Учет производится путем присвоения документации уникального регистрационного номера и внесения информации в учетную регистрационную форму. Процесс должен входить в должностные обязанности определенных сотрудников или целых отделов.

Порядок регистрации исходящих документов

Основные положения процесса регистрации установлены ГОСТ Р 7.0.8-2013. Нюансы проведения обсуждены в Приказе Министерства Труда от 4 февраля 2002 года №16 «Об утверждении Инструкции по делопроизводству…». В этом документе закреплены основные положения процесса учета.

  • регистрация проводится централизованно;
  • документы регистрируются в порядке создания или поступления (в случае входящей/исходящей документации первыми ставят на учет объекты с пометкой о срочности);
  • осуществлять процесс должны делопроизводители, работники канцелярии, отдела кадров, секретари, желательно имеющие опыт по проведению аналогичных работ;
  • регистрационно-учетной формой могут служить журналы, карточки, файлы в системе электронного документооборота (СЭД);
  • определенный тип документации сортируется по категориям (для каждого создается своя форма – так, есть журналы исходящей, входящей документации, приказов, служебных записок и т.д.).

Регистрировать нужно все документы, которые создаются на предприятии, в том числе предназначенных для последующего направления в другие организации, физическим или юридическим лицам. Срочные письма с важными сведениями или предложениями должны отправляться внеочередно, поэтому их регистрация тоже может нарушать стандартный порядок.

На практике часто встречающимися типами исходящих документов являются:

  • организационно-распорядительные (уставы, распоряжения, приказы, протоколы, инструкции, руководства, порядки и пр.);
  • заявки;
  • планы работ и мероприятий;
  • договоры (сотрудничества, аренды, поставки) и акты (сверки, приема-передачи и др);
  • деловая корреспонденция (вся, кроме рекламной и нерабочей, но связанной с деловой этикой – например, благодарности, поздравления, соболезнования).
Читайте так же:  приказ об изменении графика работы

Стандартная процедура регистрации состоит из создания документа, направления его в службу делопроизводства, внесения номера в форму учета, прикрепления карточки или штампа с номером и датой, направления на рассмотрение руководству или отправки в другие подразделения/организации, фиксации контрольного срока исполнения и направления в отдел-исполнитель.

В практике отечественного делопроизводства закрепилось использование бумажных журналов учета: они надежны, дешевы, могут утилизироваться и просты в заполнении.

Как заполнять журнал

Журнал можно купить в одной из типографий, изготовить самостоятельно (просто расчертив пустую тетрадь или альбом) или создать по нормативам, установленным локальными актами предприятия. Он должен фиксировать всю необходимую информацию об исходящем документе. Минимальный «набор» реквизитов отражен в Инструкции Минтруда №16, которая уже была упомянута выше.

Стандартный журнал состоит из двух частей:

  1. Титульного листа – на нем отображаются наименования организации (полное и сокращенное), ее организационно-правовой статус, коды деятельности, название самой формы («Журнал»), ФИО и должности сотрудников, ответственных за ведение.
  2. Основная часть – представлена в виде таблицы, состоящей из колонок (распишем их ниже).

Заполняется журнал от руки черными, синими, темно-голубыми или фиолетовым чернилами. Номера страниц тоже проставляются вручную.

Колонки таблицы имеют такие названия:

  • порядковый номер пункта;
  • дата регистрации;
  • наименование документа;
  • адресант;
  • краткое содержание;
  • кем подписан документ;
  • исполнитель;
  • отметка о направлении документа в дело;
  • сведения об отправке документа.

Когда журнал закончится, его нужно заверить (руководитель предприятия должен поставить личную подпись и печать), сшить с заверительным листком и направить в архив на хранение в течение 5 лет.

Журнал может пригодиться во время различных расследований, судебных разбирательств, инспекций и экспертиз (государственных и общественных).

Скачать образец

Выводы

Вся документация, создаваемая на предприятии, а затем направляемая в другие организации, должна проходить регистрацию по ГОСТ Р 7.0.8-2013 и Приказу Минтруда от 04.02.2002 №16.

Читайте так же:  наказание за ношение кастета

Осуществлять регистрацию могут секретари, работники канцелярии, кадровой службы и другие делопроизводители.

Чаще всего сведения заносят в бумажный журнал регистрации, состоящий из титульного листа и табличной (основной) части.

После окончания журнал заверяется, подшивается и направляется в архив на 5 лет.

журнал исходящей корреспонденции образец
Оцените статью
Изображение - журнал исходящей корреспонденции образец serjkamysh
Автор статьи: Сергей Камышов

Позвольте представиться. Меня зовут Сергей и я уже более 7 лет оказываю юридические услуги. Считая себя профессионалом, хочу научить всех посетителей сайта решать сложные задачи. Все материалы для сайта собраны и тщательно переработаны для того чтобы донести как можно доступнее всю требуемую информацию. Однако чтобы применить все, описанное на сайте всегда необходима ОБЯЗАТЕЛЬНАЯ консультация со специалистами.

Обо мнеОбратная связь
Оцените статью:
Нет видео.
Видео (кликните для воспроизведения).

ОСТАВЬТЕ ОТВЕТ

Please enter your comment!
Please enter your name here